By 时代数字趋势2021-10-02

以前大家要编辑文件文件都会选择使用 Microsoft Word，但自从 Google 文件 (Google Doc)推出后大家才知道，原来还有云端编辑文件这样的处理方式。

而且 Google 文件可以跟 Gmail、Google 试算表和 Google 简报等应用程序完美集成使用，于是 Google 文件就开始被许多使用者所採用，至今已成为使用量不输给 Microsoft Office 的文书编辑软件。

本篇文章将介绍11个最实用的 Google 文件使用技巧，让你更深入了解它的进阶功能，并且加快文书处理的效率。

顺带一提，如果你正在找好用的文书编辑 App，可以参考这篇文章。

• 最实用的 Google 文件使用技巧
  • 1. 一步开启新的 Google 文件
  • 2. 添加手写签名与插入编辑图片
  • 3. Google文件直接显示字数统计
  • 4. 複製内容不用在调整字体格式
  • 5. 多人协作编辑文件，透过建议编辑模式有效管理
  • 6. 不需要新增页面即可网络搜寻数据
  • 7. 在个人字典添加单字，有效减少英文拼字检查错误
  • 8. 从Google文件导出成其他类型格式
  • 9. 使用Google文件语音输入功能，将录音内容转成文字
  • 10. 启用离线编辑功能
  • 11. 善用第三方服务集成功能
• 结论

最实用的 Google 文件使用技巧

1. 一步开启新的 Google 文件

一般使用者要开启一个新建的 Google 文件，都会先开启 Google 云端硬碟，然后再从中创建一个 Google 文件文件，或者是使用 Google Chrome 浏览器，然后开新分页从右上角的 Google 功能集中，点选” Google 文件”来开启它。

虽然上面说的两种方式，都可以成功打开 Google 文件，但也都是比较花时间的方法。这边教你一个秒开 Google Doc 的小诀窍，那就是在浏览器网址栏直接输入”doc.new”或”docs.new”，就可以直接打开一个新的 Google 文件。

顺带一提，Google 试算表和 Google 简报也可以用类似的方式开启，Google 试算表输入”sheet.new”，而 Google 简报输入”slide.new”。

2. 添加手写签名与插入编辑图片

点选”插入->绘图->新增”，就会进到可以添加手写签名的功能窗。

如果你要创建手写签名，点选”选取线条->涂鸦”，就可以用滑鼠控制画笔来写出你的名字，如果滑鼠不好用你可以考虑使用绘图板来操作(如果手边有的话)。

假如你想要对图片进行编辑再插入 Google 文件，首先点选”图片”来上传想要插入的照片，载入图片后就会出现文字编辑器、线条、图案和文字框等工具栏可以使用，如果你要像上图一样添加圆圈、对话框或箭头，可以在”图案”功能里面找。

3. Google文件直接显示字数统计

对于帮别人写文章的撰文者来说，一定都需要将字数写到符合合约规定之上，这时候你就会需要字数计算功能来帮助你。

一般使用者都是点选”工具->字数统计”来开启这个功能，但其实不用这么麻烦有快捷键可以帮你快速打开它，如果你是 Windows 操作系统点选”Ctrl + Shift + C”，而 Mac 使用者则是点选”Command + Shift + C”。

当然更懒一点就是打开字数统计后，开启”输入内容时显示字数”功能，这样左下角就会直接出现一个字数统计，你就可以在编辑内容时知道已经打了多少字。

4. 複製内容不用在调整字体格式

一般熟练文书处理的使用者，都知道 Ctrl + V 可以快速贴上内容，但你可能不知道 Google 文件中支援贴上内容，并且符合目前编辑格式的方法。

例如你从别的地方複製字体大小 14 pt、字体类型 Time New Roman 的文章内容，那么当你将内容複製贴上到 Google 文件时，如果只按 Ctrl + V 就会连同格式一起贴上。

但假如你在 Google 文件使用的格式是大小 12 pt 的 Arial 字体，那么当你複製完内容后，只要按”Ctrl +Shift + V”就可以直接用现在的格式贴上内容，并且它还会直接帮你把粗体、超连结都去除，整体工作效率会更快一些，你就不用再”Ctrl + A”全选调整一次字体格式。

5. 多人协作编辑文件，透过建议编辑模式有效管理

在介面右上角，你可以找到一个”铅笔”图标，它有编辑、建议和检视可选。

选择”建议”模式后，在这个模式下所有新增的内容都会以”建议编辑”的方式呈现，这个功能在多人协作编辑下特别好用，因为每个人编辑后在文件右侧都会显示独自的注释框，文件所有者可以选择接受、拒绝和回覆更改的选项。

6. 不需要新增页面即可网络搜寻数据

当你在透过 Google 文件撰写内容时，一定会有需要网络求证或寻找素材的时候，大多数使用者都会开启新分页，然后在新分页用 Google 搜寻引擎来查找问题，然后找到答案再切换回来。

但其实没有必要这么麻烦，因为 Google 文件有内建浏览器功能，你可以点选”工具->探索”来开启它，开启后右边就会出现一个栏位，你可以在里面直接搜寻问题，另外它也会帮你抓取文章的相关内容，你可以直接点击查询。

当然你也可以使用快捷键来开启，Windows 快捷键是”Ctrl + Alt + Shift + I”，而 Mac 则是”Command + Option + Shift + I”。

7. 在个人字典添加单字，有效减少英文拼字检查错误

如果你经常会透过 Google 文件来编辑英文件，那么你应该会注意到 Google 有英文拼字校正和文法检查功能，它能帮你抓出拼写错误的单字，但有时候碰到专有名词或品牌名称也会显示拼写错误。

这个时候你可以到”工具->拼字与文法->个人字典”来修正，只要把时常被判断错误的正确英文单字新增进去，之后再次输入这个单字就不会被判定错误。

8. 从Google文件导出成其他类型格式

很多人喜欢使用 Google 文件来进行文书工作，但你的客户或主管可能会要求你提供 DOC 或 PDF 格式，这个时候该怎么办呢?

不用担心，只要前往”文件->下载”就可以将 Google 文件导出为其它格式，它支援 docx、odt、rtf、pdf、txt、html 和 epub 格式。但有一点需要注意，在转换格式发送给别人之前，建议对文件再次检查一次，以确保整个内容格式和排版正确无误。

9. 使用Google文件语音输入功能，将录音内容转成文字

Google文件有语音输入功能，虽然它不能直接帮你把录音文件转换成文字内容，但你可以用手动的方式来完成(虽然这个方法很土炮)。

方法很简单，首先将麦克风和喇叭接到电脑上，然后将麦克风对準音箱，接着打开 Google 文件的语音输入功能，然后播放录音文件，Google 文件就会帮你把录音内容全部转成文字，这可以非常有效的节省你的时间。

10. 启用离线编辑功能

可能你到达没有网络连线的地方，或者是 Wi-Fi 断网、家里停电，导致没有办法继续透过 Google 文件作业，这个时候确实让人很困扰。

不过不用担心，Google文件有推出离线版，只要安装它的 Chrome 外挂就可以启用离线编辑功能。你可以前往Google文件主页，然后在左上角点选”三条横线”图标，并在选单中选择”设定”，就可以确定是否已经开启这个功能，如果还没开启就手动把它启用。

11. 善用第三方服务集成功能

Google文件有跟其它第三方应用程序合作，如果它支援的外挂程序列表中，刚好也有你正在使用的软件，那么不妨就安装外挂将两者连结在一起。

例如Lucidchart就是很多人都有在使用的心智图和流程图製作工具，而要安装外挂程序只要点选”外挂程序->取得外挂程序”即可。

结论

以上就是最实用的 Google 文件使用技巧说明，相信在你掌握这些技巧后，能够非常熟悉它的常用功能，并加快你的工作效率，让办事效率事半功倍。